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项目管理误区:想法=需求,这是项目经理犯过最大的错误!
甲方:我们要做一个客户管理系统。乙方:要实现什么功能?想用什么样的数据库?想用什么 IT 架构?......甲方:我只要这个系统,你问我这么多,我怎么知道?乙方:emo ...... 项目经理,你们是不是也遇到过这样的情况?信心满满地接项目,可甲方却说不清楚自己的需求;又或者是项目已经按照计划执行了,临时又要增减需求。
不管是需求不清楚,还是临时增加需求,对于“牵一发而动全身”的项目来说,都极有可能带来负面影响,导致项目失败。今天就跟大家聊聊与“需求”相关的一些问题?文章从3方面分享:
1. 什么是需求?
2. 挖掘需求最根本的目的3. 如何深层次挖掘需求?
什么是需求?
关于什么是需求,我们通过亨利·福特的小故事来进行理解: 福特:您需要什么样的交通工具?客户:想要一匹更快的马。福特:您为什么需要一匹更快的马?客户:因为可以跑得更快!这样我可以更早到达目的地。福特:所以,你要一匹更快的马的真正用意是?客户:用更短的时间、更快地到达目的地!
从这个故事我们能看出来:项目需求是由抽象的问题引出的,并且存在一定隐蔽性,要通过深层次的挖掘和分析之后,最后得出的“核心内容”。比如,福特通过开放式的提问挖掘、分析出,客户真正的需求是,用时更短、能更快到达目的地的交通工具,至于是马还是车并不重要。 在做需求挖掘时,有不少项目经理容易被“客户要求”牵着走,无法触及问题的“内核”。怎么理解了,说的简单点,就是只了解了客户的显性需求,无法挖掘出真正的、深层次的隐性需求。
这里分别梳理下两者的概念:
显性需求,指客户能说出来的需求或正面临问题时,客户会想到或了解到一些解决方法,这个解决方法就是显性需求;
隐性需求,客户实际面临的问题,陈述的是一种现象,需要通过深层次的挖掘才能得到。
挖掘需求的意义
从项目的本质上来说,有需求,才会有项目。项目运行的目的就是为了实现需求,当决定开启一个项目,我们最先要去了解的是,项目要实现什么功能,需要做什么工作等等一系列与项目有关的问题,即:项目需求。 确定项目需求这个过程,极富挑战性。实际工作中,我们可能遇到有些甲方对需求描述不准确,有些提供互相矛盾需求,有些可能遗漏需求,还有些随意增加无用的需求。总之,定义需求的程,并不如想象中的干脆利落。 做过项目的都知道,需求在整个项目的周期活动中,需求并非一成不变的,它会随着项目本身或者个人想法而发生变化。但小小的一个需求改变,可能都会对项目造成不利影响,从而导致项目的最终失败。为了将项目失败的风险降到最低,因此在开局之前,一定要准确掌握项目的需求。 项目需求,是指详细的项目特定需要,并且规定了结果需要实现的目的,以及所必须具备的功能。如果你不确定项目的真正需求,甲方就不会对项目结果满意;如果纳入了“非必要”的需求,那么可能导致的后果是:花费更多时间或支出额外的成本。因此,深挖需求也是一项必要的工作。 举例:我们需要一套可供1000人使用,并一站式解决“人、财、物、事”的数字化办公管理系统。 其中一个需求是,可供1000人使用;另一个需求是,一站式解决“人、财、物、事”等数字化难题。
这些需求是必要和具体的,但也可以进行扩展,从而挖到更多的细节,比如,要不要管理客户的数据库等。
如何深层次挖掘需求?
需求挖掘,就是搞清楚需求方想要什么。为了达到这个目的,需要以有效的沟通引导,让需求方表达自己真实的想法,这样才能挖掘出有用数据。但要记住,全程从需求方提出的需求出发,“去伪存真”挖掘需求方内心真正的目标。 随着管理方法的进步,我们可以通过访谈,深入一线观察、用户调查,社交平台、沟通会议、竞品分析,数据分析等多种方法,根据实际情况挖掘需求,再对需求结果进行汇总和统计。当有大量数据时,就形成了需求池,这将是项目经理做项目的源头。 虽说,需求挖掘是整个项目开发的源头,是确定项目方向和定位的重要活动,并且大部分人都知道需求挖掘的重要性,但如何进行需求挖掘,却一直不得要领。
给大家列举了5个简单的小方法:
1. 沟通会 会议对于项目的重要性,不言而喻。但我们实际工作中,经常能听到项目经理吐槽,2~3小时的会议,全程 Battle ,得不到任何有效信息。这里的沟通会,不是指的这种“无效”的会议,而是指带着明确目的与提案的“有效”会议。
例如,某项目经理发起了“需求前置会议”的流程,为了保证会议有效且高效,针对会议做出了两个文档,并提出发给参会人员:
文档一:对会议目标进行“翻译” 大家都明白这个道理,人越多、角色越复杂,控场越难。为了确保能够快速且准确地锚定“会议核心”,小王项目从项目角度出发,对会议目标进行了“翻译” ,明确会议的重要性,并框出会议的核心: 1)会议是什么?2)为什么要开这个会?3)为什么现在开?
文档二:对讨论的内容进行确定 将项目现阶段需要解决的问题详细列出,针对所列问题写下自己的初步想法。参会人员再根据这份提案提出自己想法,会议上集中讨论。看起来一个不起眼的工作环节,但的确体现了项目经理的基本功。 首先,小王知道这个阶段紧急且重要的工作是什么,不是“胡子眉毛一把抓”;其次,开会是用来解决问题,小王提前框定问题,提出初步解决方案,就能避免“走过场”的无效会议。
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