第一次管理大项目？第一次当项目经理要注意避免这5个悲剧性错误

项目管理中的5个悲剧性错误

并不是每个人都是项目管理专业人士（PMP®)，但几乎每个职场专业人士都会在职业生涯的某个阶段接触到项目的管理，无论项目大小。然而，即使你并不是专职的“项目经理”，你来自不同的背景和专业，公司也是要求你要在预算内按时成功管理项目的。项目管理确实不仅仅是项目经理的工作。尤其是如果你被任命管理可见度或预算更高的项目，大家对你的能力要求就更高。自己没有传统项目管理的背景就去管理这些项目，想到这个你可能会心里非常没底。确实，以下五个新手项目经理会犯的悲剧错误，对于没有接受过正式培训的人来说是最有可能发生的。

错误一：采取了过分注重工作任务的领导方式

新手通常会错误地认为，强有力的项目管理的关键是要纪律严明；但事实是，在项目初期建立强大的人际关系网才应该是要优先考虑的。当然，项目管理大部分都是在密切监控和管理任务。但实际情况是，工作是由人来完成的，而强大的人际关系通常有助于任务的开展。通常来说，项目的初始阶段是破冰的好机会，大家更容易建立更强的纽带，而这一点在项目后期会起到非常重要的作用。所以不要过于专注于任务而忽略了人际关系——你可能迟早会为此付出代价。

建议技巧：在会议或电话会议开始前的介绍环节中，请每个人分享他们的第一份带薪工作，或青少年时代最喜欢的节目或乐队。这类简单的习惯分享可以是整个团队建立真诚关系的催化剂。

错误二：忽略偷懒的团队成员

虽然过分专注于任务是不对(尤其是在新项目的开始)，但过度经营同事关系同样也有风险，因为这样会使团队中的明显问题被忽略，比如偷懒的人，等等。如果你管理项目的时间足够长，你肯定会遇到一两个懒人，他们不仅会阻碍整个项目的成功，还会耗费你的时间，拉低团队士气。所以，养成任务和关系管理两手抓，两手都要硬的作风，是让团队既能放手大干，同时还能负起责任的关键。

建议技巧：要积极主动，尽早制定团队的基本规矩。要在开发过程中向团队明确问责制(在有人开始懈怠之前)。可以这样引出话题：“各位，相信大家都经历过团队有人偷懒的情况，也相信大家肯定不想历史重演。咱们怎么能定下几条规矩，让我们所有人都负起责任来?” 

错误三：低估任务工期

你有没有注意到，做一件事所花的时间往往比我们预期的要长? 你以为只需要30秒就能马上搞定的电子邮件实际上花费了五分钟才写好，或者以为很快地去趟星巴克只要10分钟，可实际上花了20分钟。低估一项任务的实际耗时是很正常的，因为我们倾向于把事情往好处想，而这种“最好的情况”其实很少能够实现。可是，这种常见的倾向可能会破坏你的重要时间规划。要避免这种情况的出现，就要鼓励任务负责人多考虑可能发生的因素，包括等待时间、延迟、假期、规划用时、审查或测试时间、审批时间等，作为“最有可能”工期预估的参考。 

建议技巧：要求任务负责人为每个主要任务提供最佳情况、最坏情况和最有可能的时间预估，以帮助提供更正确的估算，并在早期阐明潜在的各种风险。

错误四：识别或揭露风险不够及时

最令项目经理沮丧的经历之一可能就是，在项目生命周期中，重大风险或问题发现得太晚。其实经验丰富的项目经理都知道，每个项目都有风险，所以尽早并经常性地识别这些风险是很重要的。在项目进行的过程中，被动等待风险暴露无疑会产生无穷的后患。而在项目规划的早期阶段(如果可能的话，应该是在项目启动阶段)进行风险分析并采取行动，而后在项目的整个生命周期中积极地规避风险则是至关重要的。虽然有许多风险分析方法，但一般来说，团队一起头脑风暴，集思广益地收集潜在的各种风险，预估每个风险事件的发生概率和影响(两个因素加乘考虑来确定其严重程度)，然后根据严重程度对所有风险进行优先级排序，这种做法会很有帮助。进行了如此分析之后，团队就可以针对严重程度最高的风险事件，制定多种规避策略和后备计划。

建议技巧: 可能你会觉得识别风险只要发动团队成员一起设想可能出错的地方就好了。这种想法很诱人，但事实是，在项目早期，也就是项目经理最需要了解实情的时期，这对于一个新成立的项目团队来说也是最难坦诚和直接表达顾虑的时候。因此，匿名提议可能会是理想的方法。

这里分享一个我最喜欢用的技巧：给每个人一张问题卡，让他们完成以下陈述“我对这个项目的成功最大的担忧是……”，然后，让他们在离开会议时把填好的卡片放在走廊的篮子里。显然，这类匿名调查活动也可以线上以虚拟的方式来进行。

错误五：没有将所有的任务都考虑到

新项目经理可能犯的另一个常见错误是在进行项目规划(和进度安排)的时候落掉任务。想想看，如果一个为期六个月的项目，在已经进行了两个月之后你才意识到忘记了一些关键任务(例如用户访谈、测试、供应商分析、需求文档准备、文档修订和批准等)，导致项目可能没办法按时交付，这种感觉多可怕。当然，规划到无一遗漏是不可能的，但你会比你想得更容易忽略大块工作，尤其是当项目相当复杂，并涉及到多方干系人 (包括组织内部和外部)的时候。 

建议技巧: 如果你们大家能够聚集在一个大的作战室里做项目规划，那就沿着墙把项目任务张贴出来。组建一个有广泛参与的团队来进行这个活动，并要求他们以小组为单位头脑风暴，集思广益地讨论各自所负责项目区域的所有任务，然后把任务贴在墙上。接下来，让各个小组依次浏览各个区域，找出前几个小组可能忽略了的任务，再添加上去。这种实体布局能够提供一个真正意义上退一步观察的机会，发现可能的遗漏，同时也比较好地展示了整体项目全景。