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厉害的项目经理如何成功组织一场高效的动员会议？

2022-01-11 22:43:231026人已围观 0

作为项目经理，80%的时间都在沟通。在众多的沟通方式中，会议绝对是当前最重要的沟通形式之一。

项目从启动到最终交付验收，过程中要经历无数场大大小小的会议，包含但不限于项目启动会、项目策划会、项目阶段汇报会、项目各类评审会议、项目专项成果验收会、项目每周例会、项目每月生产例会、项目专题研讨会、项目竣工验收会议等。可以说项目的每个关键环节都伴随着一个重要的项目会议，成功的会议是项目推进的加速器，因此成功的组织一场高效会议是项目经理的必备技能。

那么如何成功组织一场高效会议呢?

无论会议形式或会议大小，每一场成功的会议都将经历会前准备、会中管控、会后跟踪3个环节，以下将分别从这3个环节展开。

会前准备

俗话说有备无患，充分的准备是项目成功的基础，绝大部分会议失败就在于前期准备不够充分。有效的会前准备需从以下六个方面考虑：

1、会议主题准备。

任何会议都首先需要明确主题，因为会议组织的目的就是为了达成某一个目的，所以没有主题的会议就没有必要召开。作为会议的组织方，项目经理在会议召开前必须首先明确每一场地会议的主题和目标。比如项目启动会、项目策划会等。

2、会议议程准备。

会议议程明确了会议推进的安排，包含会议的详细推进步骤，参会人员在会议中的责任分工，每个环节的开始和完成时间等。

会议议程是会议召开的详细计划，会议议程一般需提前发给参会人员，以便参会人员能够提前知晓会议安排，提前规划好时间、做好参会准备。

会议议程可以随会议通知一起发送。

3、会议资料准备。

如果是专项研讨会，比如项目策划文件评审会，会议研讨的内容比较多，且比较专业，建议提前准备会议资料，并打印出来发给参会人员。

如果不涉及保密资料，建议将会议研讨的核心内容资料进行整理并提前发给参会人员查阅，以便提高现场会议效率，避免现场查阅资料占用过多时间，或者会议时间紧张导致现场研讨质量不高。

4、重要资源准备。

重要资源主要是可能会对会议效果产生影响的关键资源，尤其是项目经理希望在会议中借力的资源，一定要提前沟通做好准备。

比如项目经理希望会议上能够对项目的重大事项形成决议，并希望会上得到相关领导的支持，那么最好在会议前就最好和相关领导提前做好沟通，这样会议中就能够借用资源使会议顺利推进。

5、场地及环境准备。

场地及环境准备取决于会议的主题，以及你期望营造的会议氛围。比如如果是项目组内部会议，则会议环境可以随意一些;如果是外部接待会议，则可以考虑提前准备欢迎的横幅、席卡、茶水、着装统一要求等，以体现对会议的重视。

6、会议规则准备。

无规矩不成方圆，会议规则是对会议的统一约定，比如按时到会、会场不允许使用手机等。会议规则根据会议的需求来设置。如果是项目很重要的专项技术评审会，需要大家全情参与，则可以在实现就约定好会议规则，不允许迟到、否则需要接受惩罚;会中不允许使用手机，手机需要提前上交等。根据会议需要制定会议规则，并提前告诉参会人员可以一方面加强对会议的重视程度，另外也是项目高效推进的重要保证。

会中管控

会中管控包含开场赋能、过程干预、会议总结三个方面。

1、开场赋能

一般情况下，在项目会议中，项目经理一般都会担任主持人的角色。在项目会议中可能会包含甲方等外部重要干系人、公司领导等内部重要干系人、以及其他参会人员。面对不同的角色，如何让大家能够集中起来围绕主题开展，在会议开场进行赋能很关键。

开场赋能主要是向所有人传递一个清晰的信号，让大家认同你作为主持人的权威，按照主持人约定的会议规则执行。在开场时进行赋能的目的是将大家带入到会议假设的场景，方便后续会议的组织。

因此开场赋能建议直接宣示会议目标，比如简单回顾下会议的背景、会议主题和目标，必要的时候也可以简单说一下会议的规则要求。

2、过程干预

过程干预主要是针对会议中可能出现的会影响会议目标的事项进行干预。会议过程进行干预是项目经理作为主持人的权利也是责任。当会议中出现以下情形时，项目经理则需要进行干预：

①项目过程中针对某一主题研讨比较激烈、迟迟无法形成结论，会议超时;

②有的参与人员发言时间过长、发言内容过于分散，偏离主题;

③项目过程中无人发言。

干预的方式包含，提时间、叫暂停、改形式等。比如会议超时则可以时间有限为理由可以换个时间再另行讨论。发言内容偏题可以时间到、重新回归目标等为理由暂停。无人发言可以换种形式，比如小组讨论，书面写下来等。