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如何提升项目经理现场积极应对解决问题的能力?
解决问题的能力,被认为是项目经理必备的能力之一。我们都知道这种能力的重要性,但模糊的概念,也让不少项目经理难以准确把握,解决问题的能力具体体现在哪些方面?
在我看来,解决问题的能力是一项综合能力,它不仅体现在我们的本职工作上,比如,在规定的时间内做好 PPT 、报表或其他工作,同时也体现在我们能调动多少资源,做成多少事上。今天就跟大家聊聊,项目经理如何培养解决问题的能力,文章分两部分分享:
1. 什么是解决问题的能力?2. 如何培养解决问题的能力?
什么是解决问题的能力?
什么是解决问题的能力呢?简而言之,解决问题的能力就是对问题进行分析、确定目标、提出解决方案、不断完善、最后形成资产的过程。这项能力不仅能解决目前的问题,更能从问题本身获得启发或新机遇,解决问题的同时还能带动自己的创造力,对事物进行改进。
如何培养解决问题的能力? 职场上,优秀的项目经理总是很受人崇拜,人们崇拜他们总能解决棘手的小概率的问题,似乎遇到的任何难题也难不倒他们。 工作中遇到的问题,通常分为两类:一类是简单问题,另一类是复杂问题。遇到简单的问题,大部分人靠直觉和经验就可以解决。但面对复杂问题,不少人会产生一种“拿不出好办法、提不出好方案”的感觉,继而望而生畏。
对于项目经理来说,解决问题的能力不仅体现在具备思考能力、沟通能力、洞察能力以及心理素质等基本要素上;同时也体现在知识、技能、思维、方法等“软”技能上,是可以通过刻意训练而养成的。
这里总结了简单易上手的训练两步法:
第一步 掌握解决问题的三大思路 找问题的关键点→明确解决问题的目标→确定解决方法,是有效解决问题的三大思路。结合一个简单案例,我们一起看看如何摸清问题脉络: 袋鼠从10米高的圈养笼逃出去了,管理员将袋鼠笼的高度由10米加高到15米。第二天,依旧没有阻止袋鼠出逃,他们又将高度升到25米,结果还是全跑了。最后管理员将笼子的高度加高到30米,问题依然没有得到解决。
以这个故事为例,我们按步骤进行拆解:
1)找关键问题:找出导致袋鼠逃跑的原因 找出关键问题是解决问题的第一步,但大多数人处理问题时,就像案例中的“管理员”一样,还没想清楚“真正的问题是什么”,就急于去处理、去解决,一味求“快”、有可能也是白忙一场。 案例中,导致袋鼠出逃的可能性有三种:一是笼子不够高,二是是笼子出现了洞,三笼门没有关好。面对三种存在的可能性,需要一一进行排除:
可能性一:笼子高度不够。笼高10米,成年袋鼠大约能跳4米高,可以排除。
可能性二:笼门没有关好。二、三同步排查。
可能性三:笼子破洞了。二、三同步排查。
摸清关键问题,我们要尽可能的从多维度去思考问题产生的原因,因为真正的问题不会停留在表面,是需要你去发现和界定的。同理,当我们觉得项目“不对劲”,或者哪里完成的“不够好”,一定要停下来,深度分析它的症结所在,再将问题描述清晰地描述出来。也只有从全局出发,深入挖掘问题背后的动机或因素,才能找出关键问题,才能为正确决策提供依据。
2)明确待解决的问题:阻止袋鼠继续从笼子里逃出来
明确解决问题的目标,指的是一个既清晰具体,又可执行的目标。上述案例中,防止袋鼠继续从笼子里逃出来,就是要解决的目标问题。
3)解决问题的方式:根据能想到的原因,逐个排查并解决
解决问题就是对症下药,针对分析得出的“症状”,有针对性地制定措施,补齐短板、修正方向、改变策略等将问题逐步解决。就拿案例来说,针对找出的可能性给出解决方案:
可能性一:笼子高度不够。解决方法:加高笼子,排查笼门以及有无破洞,杜绝隐患。
可能性二:笼门没有关好。解决方法:关好笼门,排查笼子有没有破洞,杜绝隐患。
可能性三:笼子破洞了。解决方法:修补破洞,检查笼门是否关好,杜绝隐患。
当然,一个项目所面临的问题远比案例难度大,但我们从“找问题的关键点→明确解决问题的目标→确定解决方法”的思路出发,就能顺藤摸瓜,顺着关键问题找到解决问题的方法。
第二步 不断完善,将经验内化
1)不断完善解决方案 对于项目来说,任何一个问题的都关系到项目目标的顺利实现,不断对解决方案进行完善是项目经理必须要做的事情。因此,在初步方案框架搭建好之后,需要对方案进行多方面的分析,比如,解决方案与项目目标是否一致?方案本身有没有风险?方案可以解决什么问题?会不会损害干系人的利益?需要投入多少人力、物力?等等。最后根据汇总信息,进一步完善解决方案。
2)复盘,形成“个人资产” 在一个问题得以解决后,要将该问题的解决方案进行归纳整理,包括所用到的资源、供应商、技术方法等,做为案例进行复盘分析。虽说复盘对参与项目的人说,是一次残酷的自我剖析过程,但通过复盘可以发现背后存在的问题并总结经验与教训,避免下次重蹈覆辙。对项目整个过程回顾,不仅是在对工作内容方面,也会对个人和团队协作方面进行深度思考,从团队协作角度来说,它能凸显一个团队的长板效应。
注:本文图片来源于网络!随机图文
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