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【项目答疑】如何减少沟通障碍,带领团队执行项目?
目前公司刚刚启动的LM项目,担任该项目的项目经理,之前是**专业的技术员,项目管理经验不足。
加上该项目经理属于弱矩阵中的项目管理,在管理过程中与各职能部门沟通协调中会遇到各种障碍,导致项目经理在推进项目进度过程中困难重重,感觉力不从心,项目进度缓慢。
用什么管理方式提高自己的威信,减少与各职能部门之间的沟通障碍,让整个项目团队的成员能够全力地服务于项目建设呢?
【回答】
通过问题描述,我们发现:这位项目管理者面临下面的挑战:
第一个挑战:与各职能部门的沟通协调。作为一名项目管理者,最核心的工作就是沟通和协调。在矩阵组织中,和各职能部门的沟通协调,是项目管理者最重要的工作。如何做好这个工作呢?
1.1 掌握核心的沟通技巧与方法。
在沟通的方法和技巧中,有一些是比较核心的,包括:倾听,表达和反馈。下面的一些技巧有助于项目管理更好沟通:
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积极倾听对方的意思,澄清、确认和理解接收到的信息,消除妨碍理解的障碍;
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开诚布公的沟通,清晰表达自己的观点和立场,包括自己的需要与期望;
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花时间与重要的团队成员直接沟通,特别是有意见冲突的双方,尽可能选择面对面沟通,充分了解对方的意图和观点;
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真正关心对方,提醒大家项目的共同利益,避免让对方觉得你的做法会影响到他的利益;
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针对项目中的冲突,综合考虑不同的观点和意见,采用合作的态度和开放式对话引导双方达成共识和承诺;
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收集相关信息,在维护相互信任的同时,解决问题并达成一致意见;
另外,有一个“信任沟通的六个好习惯”,也可以帮助项目管理者更好地进行沟通协调:
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习惯1:建立信任关系
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习惯2:准备好再沟通
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习惯3:倾听并理解对方
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习惯4:给予积极的反馈
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习惯5:客观地坦诚己见
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习惯6:以对方风格沟通
1.2 学习使用沟通协商模型来帮助困难沟通。
除了掌握核心的沟通方法,项目管理者还要善于使用沟通协商模型来推进困难的沟通。
比如,当项目管理者与职能部门的人存在沟通困难,很难就某一个职责分配或者项目问题达成一致时,可以使用下面的双赢沟通协商的方法:
在课堂上,我还会通过实际项目情景案例,来帮助项目管理者利用这个沟通协商模型,来促进沟通。
第二个挑战:如何让整个项目团队的成员能够全力地服务于项目建设?
2.1 在领导力的研究中,其中一个对领导力的定义,就是“动员他人为了共同的愿景而努力奋斗的艺术”。
领导力专家把优秀的领导力总结为五个行为:
2.2 另外一位领导力专家,把领导力解释为更通俗的十句话:
也就是说,项目管理者应该不断发挥自己的领导力,也就是自己的影响力,带领项目团队,完成项目任务。
当然,也有人建议,对于弱矩阵的项目管理者,还需要借助更权威的管理者的帮助,来推进项目。
比如:在项目立项的时候,邀请项目高管参与进来,参与项目的关键会议。同时,在项目执行中,也要特别善于赢取高管的支持,帮助自己来推进项目。
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